Verwerkersovereenkomst

Partijen en rollen

Deze overeenkomst sluit u als klant van Will Impress met You and the World VOF, Koestraat 224, 8800 Roeselare, België, met ondernemingsnummer BE1007.344.802. In deze tekst noemen wij ons "Will Impress" of "wij". U bent "de klant" of "u".

Voor de persoonsgegevens in uw inhoud en in uw accounts bepaalt u waarom en hoe ze worden verwerkt. U bent de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken ze in uw opdracht. Wij zijn de verwerker, in de zin van artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Voor de persoonsgegevens van bezoekers van onze website en van onze eigen prospecten zijn wij zelf verantwoordelijk. Dat staat in onze privacyverklaring.

Deze overeenkomst maakt deel uit van de overeenkomst onder de algemene voorwaarden. Door die voorwaarden te aanvaarden, aanvaardt u ook deze verwerkersovereenkomst. U hoeft daarvoor niet apart te tekenen.

Onderwerp, duur, aard en doel

Wij verwerken persoonsgegevens om de dienst te leveren die u bij ons afneemt: uw account in de klantenomgeving op my.willimpress.app, uw media en uw inhoud, en uw schermen.

Die verwerking bestaat uit het opslaan, ordenen, bewerken, tonen, kopiëren voor een back-up en wissen van gegevens. Wij gebruiken de gegevens enkel voor dat doel.

De overeenkomst loopt zolang de overeenkomst onder de voorwaarden loopt. Wat er daarna met de gegevens gebeurt, leest u onder "Wissen en teruggeven".

Soorten gegevens en betrokkenen

Wij verwerken deze soorten persoonsgegevens:

• van de gebruikers van uw account: naam, e-mailadres en rol
• van die gebruikers ook de logboeken van hun acties, met hun IP-adres en browser
• in uw inhoud: de media die u uploadt, uw teksten, afspeellijsten en sjablonen, en de panden die uw kantoorsoftware doorgeeft, met foto's, adressen, prijzen en soms de naam of de foto van een makelaar
• van uw schermen: hun status, IP-adres, signalen dat het scherm werkt, foutmeldingen en schermafbeeldingen

De betrokkenen zijn:

• de gebruikers van uw account
• de personen die in uw inhoud voorkomen, zoals makelaars in een pand

Wij verwachten geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Zet ze niet in uw inhoud.

Uw instructies

Wij verwerken de gegevens enkel op uw schriftelijke instructie, tenzij een wet ons tot een verwerking verplicht. Dan melden wij u dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt. Deze overeenkomst, de voorwaarden en wat u in de klantenomgeving instelt, zijn uw instructie.

Wij gebruiken uw inhoud niet voor een eigen doel. Voor onze eigen doelen, zoals facturatie, beveiliging en de meting in de klantenomgeving, verwerken wij de gegevens van uw gebruikers als verantwoordelijke. Dat staat in onze privacyverklaring.

Wij verkopen de gegevens niet en delen ze niet met derden, behalve met de verwerkers hieronder en als een wet of een rechter ons daartoe verplicht.

Vinden wij dat een instructie in strijd is met de wet, dan melden wij dat meteen. Wij mogen de uitvoering ervan dan opschorten.

Vertrouwelijkheid

Enkel wie de gegevens nodig heeft om de dienst te leveren, krijgt er toegang toe. Die personen zijn gebonden aan geheimhouding.

Beveiliging

Wij nemen deze maatregelen:

• alle verbindingen met de klantenomgeving en met de schermen zijn versleuteld
• elke organisatie ziet enkel haar eigen gegevens, en elke gebruiker enkel wat zijn rol toelaat
• toegang tot de gegevens wordt gelogd. Het logboek met acties, IP-adres en browser bewaren wij 90 dagen
• wij maken dagelijks een back-up. Die bewaren wij 7 dagen

Wij passen deze maatregelen aan als dat nodig is. Het beveiligingsniveau zakt daardoor niet.

Andere verwerkers

Wij schakelen andere verwerkers in. U geeft ons daarvoor een algemene toestemming. Zij werken enkel in onze opdracht en onder dezelfde plichten voor gegevensbescherming als in deze overeenkomst. Wij blijven tegenover u verantwoordelijk voor hen.

Wij gebruiken verwerkers voor deze diensten:

• een database in de Europese Unie
• hosting en opslag van media
• levering van video
• meting van het gebruik, in de Europese Unie
• meldingen van fouten
• een mailservice, met vestiging in Ierland
• een dienst voor het contact met klanten
• een AI-dienst in de Verenigde Staten, voor de functies met AI in de klantenomgeving

Op aanvraag bezorgen wij u de lijst met de namen van deze verwerkers.

Wijzigt die lijst, dan laten wij u dat minstens 30 dagen vooraf weten. U kunt bezwaar maken. Zijn wij het niet eens, dan kunt u de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Hulp bij de rechten van betrokkenen en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling

Vraagt een betrokkene u om inzage, verbetering, wissing of een ander recht onder de AVG, dan helpen wij u met een antwoord. Ontvangen wij zelf zo'n vraag over uw gegevens, dan sturen wij ze aan u door en antwoorden wij niet zelf.

Hebt u een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een voorafgaand overleg met de toezichthouder nodig, dan geven wij u de informatie die wij daarvoor hebben. Wij helpen u ook bij uw beveiligingsplichten.

Datalekken

Merken wij een inbreuk op de beveiliging van uw gegevens, dan melden wij u dat zonder onredelijke vertraging. Wij doen dat uiterlijk 48 uur nadat wij ervan weten, per mail.

In de melding staat wat wij weten: wat er gebeurd is, welke gegevens het raakt en wat wij doen om het te beperken. Wij vullen de melding aan zodra wij meer weten.

U beslist of u het lek meldt bij de toezichthouder en bij de betrokkenen.

Wissen en teruggeven

Eindigt de overeenkomst, dan wissen wij uw gegevens binnen 30 dagen. Onze back-ups verdwijnen daarna binnen 7 dagen.

Wilt u uw eigen beelden en video's bewaren, vraag ons dan om een export vóór de einddatum. Bewaart de wet bepaalde gegevens langer, zoals facturen, dan geldt dat enkel voor die gegevens.

Informatie en audit

Op aanvraag geven wij u de informatie die u nodig hebt om te controleren of wij deze overeenkomst naleven.

U mag ons ook laten auditen, hoogstens één keer per jaar. U kondigt dat minstens 30 dagen vooraf aan. De audit gebeurt tijdens de gewone werkuren en hindert onze dienst niet onnodig. U draagt de kosten ervan. Wie de audit doet, is gebonden aan geheimhouding.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij kiezen verwerkers die uw gegevens in de Europese Unie houden, of die de Europese regels volgen voor een doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

De AI-dienst verwerkt in de Verenigde Staten, onder die standaardcontractbepalingen. Hij krijgt enkel gegevens als u een functie met AI gebruikt. Hij ontvangt dan de tekst van uw vraag aan de AI-functie en het sjabloon.

Aansprakelijkheid

Voor de aansprakelijkheid geldt wat in de algemene voorwaarden staat. Het Belgisch recht is van toepassing en de rechtbanken van Kortrijk zijn bevoegd.

Vragen

Voor vragen over deze overeenkomst mailt u naar hello@willimpress.app.

Laatst bijgewerkt op 29 oktober 2026.